Comment 5S votre bureau avec les techniques de gestion lean de Toyota

La première étape du système 5S est Trier. Commencez par passer en revue chaque objet sur, dans et sous votre bureau et décidez de ce qui est nécessaire et de ce qui ne l’est pas. Retirez les objets qui ne vous aident pas à accomplir votre travail quotidien ou à ajouter de la valeur. Vous constaterez un impact immédiat en complétant cette première étape.

• Recyclez ou jetez l'excédent de papier, les bouteilles d'eau vides, les vieux emballages et tout déchet, ou muda, qui s'est accumulé.
• Souvenez-vous de l'expression « juste-à-temps » lorsque vous triez vos fournitures de bureau. Gardez seulement ce dont vous avez besoin pour accomplir vos tâches quotidiennes à votre bureau. Remettez toutes les fournitures de bureau supplémentaires dans la zone commune.
• Purgez le tiroir à bazar. Débarrassez-vous des snacks périmés, des stylos et surligneurs secs, des trombones épars et des câbles aléatoires. Si vous ne l'avez pas utilisé depuis plus d'un mois, vous n'en avez probablement pas besoin.

Ensuite vient la systématisation, ce qui signifie créer un système pour un espace particulier. Assurez-vous qu'il y a une place pour chaque chose et que chaque chose reste à sa place. Pendant cette phase, pensez à votre flux de travail quotidien. Gardez les objets que vous utilisez fréquemment facilement accessibles et les objets que vous utilisez moins souvent plus éloignés.

• Pour les objets qui sont posés sur votre bureau, utilisez du washi tape ou du ruban de peintre pour créer une zone délimitée pour les objets que vous souhaitez avoir un emplacement désigné (comme les agrafeuses ou le ruban adhésif). Créez une étiquette pour ce qui est placé à l'intérieur de chaque zone délimitée. Cela augmente l'efficacité puisque vous ne perdrez pas de temps à chercher les choses dont vous avez besoin.
• Pour les fournitures que vous n'utilisez pas quotidiennement, utilisez des bacs ou des paniers adaptés à la taille des tiroirs pour garder les objets séparés et organisés. Étiquetez chaque panier avec le matériel qu'il contient afin de pouvoir facilement remplacer les articles une fois qu'ils ont été utilisés.
• Créez un espace pour les papiers détachés qui nécessitent votre attention. Utilisez un plateau à papiers étiqueté « Boîte de réception » pour tout votre courrier, factures, contrats et autres documents physiques importants. De cette façon, ils sont placés au même endroit pour être vérifiés et traités chaque jour.

Une fois que vous avez éliminé les déchets et créé un flux de travail systématisé, il est temps de le tester. Au cours des prochains jours passés dans votre nouvel espace de travail ordonné, vous remarquerez des incohérences ou des problèmes. L'étape 3, Brillance, consiste à affiner ces problèmes. Assurez-vous de mettre en place des mesures correctives au fur et à mesure que les problèmes apparaissent. Par exemple, si vous vous rendez compte que vous devez tendre la main vers la droite pour attraper l'agrafeuse, mais qu'elle se trouve du côté gauche de votre bureau, c'est le moment de la repositionner.

Une fois que votre espace de travail brille à travers le processus de raffinement, prenez une photo pour référence future. Votre bureau devrait ressembler à la photo à la fin de chaque journée de travail.

La normalisation garantit que les pratiques sont efficaces et réussies, afin qu'elles puissent être reproduites pour améliorer la performance d'un processus ou d'une tâche. Effectuer une tâche de la même manière à chaque fois vous permet de trouver et de résoudre les défaillances systémiques et de reproduire un succès continu. Après avoir veillé à ce que votre poste de travail soit optimisé, continuez à pratiquer les processus qui ont fonctionné et abandonnez ceux qui n'ont pas fonctionné.

La dernière étape du système 5S concerne entièrement la cohérence. Maintenir les résultats nécessite de la discipline pour conserver ce que vous avez accompli. Pour vous tenir responsable, fixez un rappel dans votre calendrier pour dans six mois afin de réaliser un auto-audit. Regardez la photo que vous avez prise lors de l'étape Seiso (Nettoyer) et voyez comment votre bureau se compare. Réfléchissez aux processus qui fonctionnent encore et à ceux qui pourraient être améliorés, puis mettez en œuvre ces changements.

Si vous pensez que passer du temps à organiser votre bureau est beaucoup, gardez à l'esprit qu'il s'agit d'un investissement initial qui continuera à porter ses fruits si vous le maintenez. Par exemple, si ce processus augmente votre productivité de seulement cinq minutes par jour, sur environ 250 jours de travail par an, cela représente presque 21 heures économisées.

Si vous avez trouvé le système 5S utile, appliquez-le à votre bureau et à d'autres opérations commerciales. Découvrez-en plus sur le Toyota Lean Management.