Comment 5S votre bureau avec les techniques de gestion allégée de Toyota

La première étape des 5S consiste à trier. Cela signifie qu’il faut passer en revue chaque élément sur votre bureau et décider de ce qui est nécessaire et de ce qui ne l’est pas. Jeter les éléments qui n’ajoutent pas de valeur ou qui ne vous aident pas à accomplir votre travail au jour le jour aura un impact immédiat. Tout ce qui se trouve sur, dans et sous votre bureau doit être examiné au cours de ce processus.

Voici quelques exemples de zones que vous souhaitez atteindre :

• Recyclez le papier inutile et toutes ces bouteilles d’eau vides embêtantes qui se sont accumulées.
• Remettez toutes les fournitures de bureau supplémentaires que vous avez accumulées dans l’espace commun et ne gardez que ce dont vous avez besoin à ce moment-là dans votre espace de travail.
• Débarrassez-vous de ce tiroir à ordures contenant des collations, des stylos, des trombones, des surligneurs mourants et des cordons aléatoires. Si vous n’avez rien utilisé dans ce tiroir depuis un mois, vous n’en avez probablement pas besoin.

Vient ensuite la systématisation ou le lissage. Il s’agit de créer un système pour un espace particulier. Cela peut prendre de nombreuses formes différentes à votre bureau. Essentiellement, vous voulez garder les choses que vous utilisez fréquemment dans des endroits pratiques et faciles d’accès et les choses que vous utilisez rarement dans des tiroirs ou plus loin.

Idées pour systématiser votre bureau :

• Égarez-vous constamment l’agrafeuse, le ruban adhésif ou les ciseaux ? Utilisez du washi ou du ruban adhésif pour peintres pour créer une zone délimitée pour les objets que vous souhaitez avoir dans une maison désignée. Étiquetez ensuite ce qui se trouve dans chaque zone délimitée. Cela augmente l’efficacité puisque vous ne perdrez pas de temps à chercher les choses dont vous avez besoin.
• Pour les fournitures que vous n’utilisez pas tous les jours, mais auxquelles vous voulez quand même avoir accès, trouvez des mini-bacs ou des paniers que vous pouvez placer dans vos tiroirs pour garder les choses séparées et organisées. Étiquetez chaque panier avec ce qu’il doit contenir afin de pouvoir facilement réapprovisionner les articles une fois qu’ils ont été utilisés.
• Même dans ce monde numérique, les papiers trouvent toujours un moyen de s’accumuler. Utilisez un bac à papier étiqueté « Boîte de réception » pour vous assurer que tout votre courrier, vos factures, vos contrats, etc. sont placés dans la même zone pour que vous puissiez les vérifier et les remplir chaque jour.

Maintenant que vous avez fini de systématiser votre bureau et de créer un espace pour tout, la brillance est la prochaine étape d’affinage. Bien que la brillance implique de nettoyer et de ranger les articles, elle nécessite également de résoudre les problèmes. Une fois que vous avez systématisé, accordez-vous quelques jours dans le nouvel espace pour voir comment les choses se déroulent avant de passer à cette étape. Si vous vous retrouvez toujours à tendre la main vers la droite pour attraper l’agrafeuse mais que vous l’avez sur le côté gauche de votre bureau, utilisez ce temps pour effectuer ces changements.

Une fois que vous avez affiné votre bureau, prenez une photo pour vous y référer à l’avenir. Votre bureau devrait ressembler à cette photo à la fin de chaque journée.

La dernière étape du processus 5S est potentiellement la plus difficile car elle ne se termine jamais. Pour durer, vous devez non seulement maintenir ce que vous avez fait, mais aussi vous efforcer constamment de vous améliorer. Pour ce faire, programmez un rappel de calendrier pour vous-même afin d’effectuer un auto-audit le premier anniversaire de l’achèvement du processus 5S pour votre bureau.  À ce moment-là, regardez la photo que vous avez prise lors de l’étape Seiso (Briller) et voyez comment votre espace de travail se compare. Réfléchissez à ce que vous pourriez faire pour améliorer votre configuration et augmenter votre efficacité, puis mettez en œuvre ces changements.

Cela peut sembler beaucoup de travail pour votre bureau, mais gardez à l’esprit que cet investissement initial en temps continuera à porter ses fruits tant que vous maintiendrez les changements que vous avez mis en œuvre. Même si ce processus n’augmente votre efficacité que de 5 minutes par jour, cela représente tout de même 5 minutes sur environ 250 jours de travail par an, ce qui représente 1 250 minutes. C’est plus de 20 heures par année que vous pouvez consacrer à un projet spécial, à des activités de perfectionnement professionnel, et plus encore !

Vous pensez que ce processus pourrait être utile pour ranger votre bureau ? Appliquez-le dans tout le bureau pour augmenter l’efficacité des autres opérations commerciales. Consultez cette page utile pour en savoir plus sur Toyota Lean Management et les 5S.