En bref: Le Lean Management de Toyota et la méthode 5S visent à améliorer l'efficacité, la sécurité et la productivité en réduisant le gaspillage et en maintenant un environnement de travail propre et organisé. Le processus 5S — qui repose sur les étapes Trier, Systématiser, Nettoyer, Standardiser et Pérenniser — contribue à créer un environnement propre, structuré et performant. Fondé sur les principes du Système de production Toyota, il favorise l'amélioration continue ainsi que l'implication des employés et, lorsqu'il est appliqué avec constance, soutient la réussite à long terme et la discipline au sein de l'entreprise.
Intégrée à la culture de Toyota Forklift, il y a une passion pour l’amélioration quotidienne. Bien que nos systèmes et notre quotidien puissent fonctionner de manière suffisante, nous cherchons toujours des moyens d’améliorer la sécurité et d’accroître l’efficacité et la productivité. Une façon pour tous nos collaborateurs de rester responsables de ces valeurs est à travers les processus opérationnels Toyota Lean Management, y compris « 5S ».
Le procédé 5S a été inventé et popularisé par Toyota. Elle repose sur 5 principes commençant par la lettre « S ». En japonais, Seiri (Sort), Seiton (Systématiser), Seiso (Briller), Seiketsu (Standardiser) et Shitsuke (Sustain). La mise en œuvre du 5S est l’une des raisons pour lesquelles Toyota Industrial Equipment continue d’être l’une des installations de fabrication les plus efficaces d’Amérique du Nord. Les principes de la 5S peuvent s’appliquer à n’importe quel environnement professionnel, industriel/industrie, ou même dans votre vie personnelle pour aider à organiser votre maison et vos cabinets. Vous pouvez regarder la vidéo ci-dessous et utiliser les paragraphes de référence pour comprendre comment 5S peut vous aider à devenir un organisateur plus efficace des supports ainsi qu’une entreprise ou un individu plus sûr et plus productif.
1. Seiri – Trier
La première étape de 5S est de trier. Cela signifie passer en revue les articles et décider ce qui est nécessaire ou non pour réduire le désordre. La réduction du désordre conduit à des espaces plus sûrs et sécurisés. Jeter les objets inutiles peut être difficile, mais il est important de maximiser l’espace et l’efficacité. Le tri vous oblige aussi à réfléchir à la manière dont les objets sont utilisés dans la vie quotidienne des gens. Si vous avez des doutes concernant un certain article, il est utile de créer une « catégorie inconnue » et de suivre son utilisation pendant une semaine ou un mois pour déterminer s’ils sont nécessaires dans cet espace particulier. Si les objets ne sont pas utilisés dans la période spécifiée, ils sont inutiles. Les employeurs trouvent souvent surprenant le nombre d’objets inutiles dans les espaces de travail qui provoquent des inefficacités spatiales ou de productivité.
2. Seiton – Systématisation
Après le tri, la systématisation ou le redressement est l’étape suivante de notre processus lean (lean process). Cela signifie littéralement créer un système pour un espace particulier. Assurez-vous qu’il y ait une place pour chaque chose et que tout reste à sa place. Étiqueter les espaces avec les objets et le nombre d’objets aide à systématiser votre stockage et aide aussi à une étape ultérieure (standardisation). Pendant Seiton, il est également essentiel de penser au déroulement d’un espace de travail. Quels objets sont le plus utilisés et à quel moment ? Qui entre et sort de cet espace ? Se souvenir et analyser le but est important lors de la systématisation.
3. Seiso – Brille
Alors que la systématisation d’un lieu de travail crée un espace pour tout, cette étape de raffinement brille. Bien que la brillance implique nettoyer et ranger les objets, elle nécessite aussi de résoudre les problèmes. En nettoyant un espace, vous pouvez remarquer l’incohérence dans l’ordre des articles ou un manque d’organisation. À cette étape, apportez ces changements ou mettez en place des contre-mesures au fur et à mesure.
4. Seiketsu – Standardisation
Cette étape consiste à créer des pratiques sûres, efficaces et réussies pour accomplir efficacement un processus ou une tâche pouvant être dupliqué afin d’optimiser la performance de ce processus ou de sa tâche. La standardisation favorise la sécurité et permet de partager facilement le processus entre les membres de l’équipe. Réaliser un processus ou une tâche de la même manière sûre et efficace à chaque fois vous permet d’identifier et de corriger les pannes systématiques et de reproduire un succès continu dans accomplir la tâche ou le processus. Beaucoup d’employeurs trouvent utile d’élaborer des règles afin de tenir tout le monde responsable. Par exemple, dans une salle de photocopie d’un bureau, la règle peut être « maximum 30 enveloppes, minimum 10 ». Dans ce cas, la règle écrite oblige toute personne qui prend la dixième enveloppe à les recharger. Cela peut fonctionner de manière similaire dans les installations de fabrication avec des fournitures.
5. Shitsuke – Sustain
La dernière étape du processus 5S est véritablement sans fin. Maintenir est une étape importante et potentiellement la partie la plus difficile du processus. Le processus doit être cohérent avec les règles développées tout au long des 5S. Dans le même ordre d’idées, soutenir signifie aussi une volonté constante de s’améliorer. Ce n’est pas parce qu’un processus ou une règle est en place qu’il ne peut pas y avoir de discussion sur une amélioration ou une évolution parmi les employés. Suivre le rythme des temps et maintenir un espace signifie que le processus 5S ne s’arrête jamais. Parce que nous sommes fiers de notre efficacité, nous nous engageons dans nos installations de production et nos espaces de travail à maximiser la sécurité et notre production avec Toyota Lean Management et via le processus 5S.
Toyota est mondialement reconnue pour son excellence dans les opérations sûres et efficaces ainsi que pour l’amélioration continue. Toyota vous encourage à envisager d’appliquer les principes 5S à votre lieu de travail dès aujourd’hui.